总统内阁于2016年3月22日批准
Revised 4/26/16; 11/21/22
Introduction
十大彩票平台认识到档案管理项目的重要性: 对所有记录(无论存储介质)从创建到终止的系统控制 从接收到加工、分发、检索和维护，直至最终完成 disposition. 记录保留和存储是记录的基本组成部分 management program. 作为一个公共实体，学院承认自己的责任 建立和维护其操作记录，减少存储和维护 通过使用成本技术和校外存储，来保存其历史 记录并记录学院的行动，以便对委员会负责 public. 这一政策是为了确保十大彩票平台的记录 保留和存储做法符合联邦和州法律，包括 佐治亚公开记录法案，佐治亚大学制度政策，以及外部 实体，如认证机构.
Definitions
“记录”是指所有文件、文件、信件、地图、书籍(正式出版的书籍除外) 有组织的图书馆)，缩微胶卷，磁带，或其他材料，无论物理的 根据法律或条例或在执行中制定或接受的形式或特征 of functions by any agency.(OCGA 50-18-91(5). “记录保留时间表”定义 特定类型的记录必须保存的最短时间. If not 在保留时间表中明确规定，保留期限为乔治亚州法规 法律索赔的时效加上一年，适用于这类记录.
档案分类与管理
记录保留时间表由联邦佐治亚大学系统规定 or state law. 记录分为14类，保存期为 根据记录类型设置. 参见佐治亚大学记录系统 Retention Schedule:
http://www.usg.edu/records_management/schedules/usgprint/924
学院不需要保留超过适用保留期限的记录; 但是，它可以根据可用资源选择这样做. In such event, 超过适用保存期的记录必须提交作为回应 有效的传票或法院命令，乔治亚州公开记录请求，或其他类似的 根据州或联邦法律或政策的要求. Records designed as “permanent” 必须转移到学院的仓库，长期设计为“档案”吗 term preservation.
Records Management Officer
学院档案管理人员是教务长或他/她指定的人. The records 管理人员负责定期和系统地实施 保留计划和管理机构的记录保存过程. The 注册官或其指定人员是EGSC记录保留和存储的保管人 Schedule. 档案管理干事的职责包括发展和编制文件 符合业务和法律需要的质量记录保存系统程序 对机构而言，定期执行留用计划表，协调工作 转让和销毁学院的记录，暂停程序运行时 必要时，对员工进行档案管理政策和程序的培训，实施 通过记录制定业务灾难恢复计划并记录程序实施情况 keeping. 记录保存将包括查找当前记录和文件的信息 记录由学院保管，以文件的形式处置不活跃 记录，为所有记录管理活动提供书面程序; 并满足报告要求.
Suspending Program Operation
即使在正常情况下，记录保留时间表允许销毁记录 一经学院通知，必须立即停止未决或即将发生的诉讼; 政府调查或审计. 档案管理人员将密切配合 首席商务官、法律顾问(公开记录经理)和副总裁 当销毁必须停止并确保时，应十大彩票平台技术 通知所有部门暂时停止档案管理 program.
